CODICE ETICO E STANDARD DI COMPORTAMENTO
DELLA SOCIETA’ E.L.L.F. SRL
1. PANORAMICA
1.1.Per promuovere la comprensione e il rispetto del Codice Etico e gli standard di comportamento sono stati analizzate le politiche affrontate da ELLF Srl negli anni 2008,2009, 2010 e 2011. Analizzando la politica degli anni trascorsi intrapresa dall’Azienda e gli standard di comportamento a cui si è attenuta, le responsabilità specifiche di ogni che i dipendente ELLF SRL hanno adottato hanno fatto si che in Italia sia assicurato il rispetto sul lavoro svolto.
1.2 Sensibilizzazione ed educazione dei Dipendenti
Per rafforzare la comprensione, la consapevolezza, il comportamento e il rispetto dei processi adottati da parte dei dipendenti, si è ritenuto indispensabile adottare un documento che definisca i contenuti del codice etico e degli standard di comportamento che deve essere tenuto dai dipendenti di ELLF Srl. Copia del documento viene distribuita a ciascun dipendente al momento dell’assunzione. A ogni nuovo dipendente viene richiesto di firmare una dichiarazione che attesti il ricevimento e la presa visione del Codice Etico e degli standard di comportamento. In caso di modifica del testo, ne sarà data comunicazione a tutti i dipendenti che riceveranno una copia aggiornata del documento.
Una volta l’anno sarà inoltrata una comunicazione a tutti i dipendenti come promemoria dei loro doveri stabiliti dalla politica di condotta etica.
2 APPLICAZIONE
Il Codice Etico e gli standard di comportamento devono essere applicati a tutti i dipendenti di ELLF Srl.
3 DEFINIZIONI
ELLF Srl – la casa madre, ELLF Srl con sede in Parma;
Dipendenti – tutte le Figure, dipendenti e Direzione, che operano in ELLF Srl;
Il Codice Etico – il codice di condotta;
La Politica di condotta etica – il Codice Etico e di comportamento;
Standard di Comportamento – il corretto comportamento dei Dipendenti ;
4 ‘IL CODICE ETICO’
Principio
ELLF Srl si impegna a riservare a clienti, dipendenti, azionisti, fornitori e alle collettività un trattamento onesto, integro, equo e rispettoso. Gli standard che seguono sono applicabili a tutti i dipendenti delle società del gruppo ELLF Srl (di seguito collettivamente definite “ELLF Srl” o “Società”). Ogni membro della Società ha la responsabilità di rispettare e promuovere il presente Codice di Condotta.
1- Rispettare tutte le leggi e le normative:
I dipendenti ELLF Srl si impegnano a rispettare tutte le leggi nazionali e i regolamenti della Società nella quale lavorano.
2 - Evitare conflitti di interesse:
I dipendenti dovranno agire negli interessi di ELLF SRL. Sono proibiti comportamenti, azioni o utilizzo di informazioni in conflitto con gli interessi della Società.
3 - Conservare i beni della Società
I dipendenti ELLF Srl sono personalmente responsabili della conservazione e della salvaguardia dei beni della Società. E’ vietato l’uso non autorizzato o il dirottamento di beni della Società, incluse informazioni sui sistemi informatici, sui servizi commercializzati, sui dati raccolti dalle attività e servizi erogati e sulla proprietà intellettuale.
4 - Assicurare equità e imparzialità
I dipendenti ELLF Srl si impegnano a intrattenere rapporti equi ed imparziali con i colleghi, i clienti, i partner commerciali, compresi i rivenditori, i fornitori controllati per i clienti e altri soggetti terzi.
5 - Essere trasparenti e affidabili
I dipendenti ELLF Srl dovranno rivelare le attività della Società in maniera equa, trasparente, tempestiva ed appropriata alle attività erogate e servizi gestiti sui dipendenti, clienti e comunità.
6 - Apprezzare la diversità e garantire pari opportunità
ELLF Srl apprezza e rispetta la diversità dei suoi dipendenti, fornitori, clienti e comunità. Non sarà tollerata alcuna forma o grado di discriminazione o molestia.
7 - Essere ecologicamente responsabili
I dipendenti ELLF Srl dovranno impegnarsi, nel rispetto degli obiettivi commerciali di ELLF Srl, a tenere conto degli aspetti di protezione ambientale nella fase di sviluppo dei prodotti e dei servizi, promuovendo il riciclaggio e il risparmio di materiali ed energia.
8 - Essere attivi; segnalare le violazioni
I dipendenti ELLF Srl si impegnano a svolgere le proprie mansioni nel rispetto del Codice Etico di condotta. I dipendenti che sospettino si sia verificata una violazione del Codice Etico hanno il dovere di segnalarla il prima possibile e tali dipendenti dovranno essere protetti contro eventuali ritorsioni.
ELLF Srl si impegna ad applicare i più elevati standard di comportamento nei rapporti con le parti interessate:
Dipendenti - rapporto di cooperazione – di rispetto del lavoro del Collega;
Clienti – fornire servizi richiesti con efficienza ed efficacia;
Fornitori controllati per i Clienti – rapporto di cooperazione e rispetto delle procedure etiche;
Collettività – responsabilità sociale e conformità a tutte le leggi e le normative in materia di occupazione, sicurezza e protezione dell’ambiente;
Casa madre – raggiungimento degli obiettivi in conformità a tutte le leggi vigenti, cautela nell’acquisizione, uso, protezione e cessione dei dati della Società.
Dipendenti – trattamento equo a livello di retribuzione, sviluppo, formazione, salute e benessere; pari opportunità per tutti i dipendenti; ambiente di lavoro sicuro e sano; rispetto per laprivacy del dipendente e la dignità individuale.
6 PRINCIPI ETICI
Al fine di incoraggiare i più elevati standard di comportamento aziendale etico, i dipendenti dovranno rispettare in ogni circostanza i principi etici e i ruoli elencati di seguito;
Onestà – nel contatto con clienti, fornitori, comunità, società affiliate e dipendenti;
Integrità – attenersi rigidamente al Codice Etico in tutte le attività aziendali;
Rispetto – dignità, equità e pari opportunità;
Fiducia – lavoro di squadra e comunicazione aperta e sincera;
Responsabilità – segnalare violazioni avvenute o presunte del Codice Etico e degli standard di comportamento (vedi Paragrafo 7) senza timore di ritorsioni;
Cittadinanza – rispetto di tutte le leggi e normative vigenti;
Diversità – promuovere una cultura universale che rispetti le differenze e favorisca il raggiungimento dell’obiettivo della Società di rispecchiare la diversità del nostro mercato.
7 STANDARD DI COMPORTAMENTO
Tutti i dipendenti dovranno attenersi ai seguenti standard di comportamento. La procedura di segnalazione delle violazioni è descritta nel Paragrafo 8.
7.1 Regali, Pagamenti e Favori
I dipendenti non dovranno offrire o accettare regali, pagamenti o favori offerti con lo scopo di ottenere una ricompensa o influenzare una decisione.
7.2 Conflitti di interesse
I dipendenti dovranno agire nell’interesse di ELLF Srl. Sono proibiti comportamenti, azioni o l’uso di informazioni in conflitto con gli interessi della Società.
I dipendenti dovranno evitare rapporti finanziari, commerciali o di altro genere che possano interferire con gli interessi della Società o che possano essere in conflitto con l’espletamento delle proprie mansioni.
7.3. Conformità con leggi e normative anti-trust
I dipendenti si impegnano a rispettare tutte le leggi e le normative anti-trust con le quali è fatto divieto ai dipendenti e alla Società di:
- stabilire i prezzi di vendita con una concessionaria o altro rivenditore;
- prendere accordi con un concorrente per stabilire i prezzi e/o a chi e dove vendere;
- prendere accordi con i clienti su acquisti e vendite reciproci
- applicare discriminazioni di prezzo o di incentivi, sconti, ribassi, condizioni di vendita, servizi pubblicitari o promozioni tra concessionarie in concorrenza.
7.5. Conformità con leggi e normative sulla concorrenza
I dipendenti si impegnano a rispettare le leggi e le normative europee e nazionali sulla concorrenza.
7.6. Conformità con la normativa sulla proprietà intellettuale
I dipendenti si impegnano a rispettare le leggi relative a brevetti, diritti d’autore, marchi commerciali, segreti commerciali, ecc. che proteggono i diritti di proprietà intellettuale di società e persone fisiche. I software protetti da copyright e utilizzati dai dipendenti per le attività della Società non possono essere riprodotti, ad eccezione delle copie effettuate ai fini della funzione di back-up, né possono essere riprodotti ad uso personale del dipendente. E’ fatto divieto di utilizzare software non autorizzato sui computer di proprietà o in leasing di ELLF Srl.
7.7. Informazioni proprietarie o riservate
E’ fatto divieto ai dipendenti di divulgare a soggetti esterni, concorrenti o mezzi di informazione,qualsivoglia informazione presente o programmata di natura non pubblica, ivi comprese le informazioni relative ad operazioni commerciali, risultati finanziari, risultati dei servizi erogati, dipendenti, stato tecnologico, o altre informazioni di natura riservata. Quanto detto è valido anche per le informazioni riguardanti terzi, fornitori e altri dipendenti.
7.8. Conformità alla normativa ambientale
I dipendenti dovranno attenersi a tutte le leggi e normative ambientali e alle relative politiche e procedure della Società.
7.9. Sicurezza sul posto di lavoro
I dipendenti dovranno attenersi a tutte le leggi e le normative riguardanti l’occupazione, la sicurezza e la salute e alle relative politiche e procedure della Società.
7.10. Salvaguardia dei beni
I dipendenti si impegnano a preservare le proprietà, le strutture e le dotazioni della Società e utilizzarle in maniera responsabile. E’ fatto altresì divieto ai dipendenti di utilizzare impianti, materiali e/o forniture appartenenti a ELLF Srl, nonché i servizi del personale della Società per lucro personale.
7.11. Tenuta delle idonee scritture contabili e dei registri societari
La politica della Società richiede il pieno rispetto delle leggi e della normativa vigente sull’accuratezza e la completezza dei libri e della documentazione contabile.
È proibito istituire fondi occulti o non registrati per qualsivoglia scopo.
Dovrà essere tenuto un sistema di controllo contabile atto a garantire che le registrazioni delle transazioni consentano l’elaborazione dei bilanci in conformità con i principi contabili generalmente accettati e con altri requisiti specificati da ELLF Srl, e atto a rendere conto di tutti i beni della Società.
7.12. Conservazione della documentazione
I dipendenti dovranno attenersi alle politiche di gestione della documentazione relative alla propria sede o funzione (conservazione ed eliminazione) per ragioni legali e normative. Tra i settori maggiormente toccati da tali politiche vi sono i servizi resi contrattualmente alla clientela, lo sviluppo dei sw e sevizi, il settore tributario, il personale, salute e sicurezza, ambiente, contratti, struttura finanziaria e aziendale.
7.13. Divieto di ritorsioni
Nessun dipendente o manager dovrà esercitare ritorsioni, direttamente o indirettamente,contro i dipendenti che denuncino una violazione del presente Codice Etico e Standard di Comportamento o qualsivoglia attività illecita o illegale.
8. PROCESSO DI CONTROLLO
8.1. ELLF SRL Srl si impegna ad assicurare una condotta professionale e responsabile in tutte le relazioni commerciali. Tutti i dipendenti dovranno rispettare il Codice Etico e Standard di Comportamento e dovranno essere incoraggiati a segnalare le violazioni o presunte violazioni dello stesso.
8.2. Qualora si manifestino importanti violazioni la Direzione dell’Azienda si impegna ad attivare una Struttura della per il controllo degli eventi per assicurarne il rispetto, per accogliere eventuali segnalazioni da parte di dipendenti o fonti estenne di presunte violazioni gravi, ad esempio violazioni di natura eccezionale, procedendo alle relative indagini.
8.3. La Struttura per il controllo si compone da un Socio, scelto dal CdA e un Dipendente indicato dall’Assemblea dei Dipendenti.
8.4. La Struttura di controllo riferirà entro 30 gg dall’affidamento al Presidente dell’Azienda che relazionerà entro 30 gg dal ricevimento della documentazione raccolta al CdA e all’assemblea dei Dipendenti riuniti congiuntamente.
8.5. Procedura
8.5.1. Se sospettate che vi sia stata una grave violazione è vostro dovere informare il vostro supervisore diretto, responsabile e/o responsabile delle Risorse Umane.
8.5.2. Tuttavia, in casi eccezionali, se pensate che sia inappropriato o vi sentiate a disagio nel segnalare una grave violazione attraverso questi canali, potrete denunciare direttamente il caso al Presidente dell’Azienda o ad un Dipendente che ritenete rappresentativo. Questo può verificarsi nel caso in cui la persona sospettata della presunta violazione del Codice Etico e Standard di Comportamento sia una figura tra quelle sopra menzionate.
8.5.3. Se segnalate una presunta violazione grave, sarà garantita la massima riservatezza conformemente a quanto stabilito dalla legge e dai requisiti etici; la vostra identità e anonimato saranno garantiti e non subirete ritorsioni per aver segnalato una presunta violazione grave.
8.5.4. Se nutrite dubbi in merito al Codice Etico e Standard di Comportamento o su ciò che costituisca una condotta accettabile, potete rivolgervi alle OO. SS. che verranno ascoltate dalla Presidenza dell’Azienda.
8.5.5. Esempi di violazioni gravi comprendono:
reati come frode, appropriazione indebita, corruzione e ricatto;
accettazione di regali e favori in cambio di contratti;
mancato rispetto di politiche e procedure con particolare riferimento alle attività aziendali;
uso di beni della Società o di servizi del personale aziendale o dei fornitori per tornaconto personale informazioni false o fuorvianti al fine di ottenere qualcosa o per coprire un’omissione contraria agli obblighi legali o alle politiche societarie;
non-divulgazione di un atto, omissione o rilascio di informazioni contrarie agli obblighi legali o alle politiche societarie;
divulgazione inappropriata o non autorizzata di informazioni riservate di ELLF SRL o di terzi;
conflitti d’interesse, laddove gli interessi esterni di un soggetto o le sue relazioni entrino in conflitto con quelle delle Società;
non conformità con i diritti di proprietà intellettuale, come la violazione di brevetti, diritti d’autore, marchi registrati, segreti commerciali, ecc. di terzi (società o persone fisiche);
mancato rispetto di leggi e normative su ambiente, salute e sicurezza mancato rispetto delle attività contabili e di tenuta dei registri societari richieste dalla legge o dalle politiche societarie;
9. VIOLAZIONI DEL CODICE– SANZIONI DISCIPLINARI
ELLF Srl si impegna ad assicurare una condotta professionale e responsabile in tutte le relazioni aziendali. Tutti i Soci e dipendenti dovranno rispettare il Codice Etico e Standard di Comportamento e dovranno essere incoraggiati a segnalare le violazioni o presunte violazioni dello stesso.
